熟悉美国文化的朋友一定清楚，邮件在学习、生活以及工作中都是极为常用的联系方式之一。对于美高党而言，邮件更是与老师、counselor沟通的常见情形，如表达对课堂老师的讲课有疑问，对自己成绩单上的成绩有异议，或对自己在高中的选课有顾虑等。

然而，如果这些邮件不能以正确的方式完成和发送，不仅可能被忽略，还会给人留下不专业或无礼的不良声誉。因此，对于每个高中同学而言，撰写电子邮件至关重要。一封邮件需要表达出自己的疑问和想要解决的难题，都需要从礼数上和技巧上做足功课。

01格式规范

1.邮件地址 Email Address：
电子邮件地址需保持专业，关键在于简洁。例如采用 johnsmith@example.com 或 john.smith@example.com 这样的形式。切勿通过添加数字或创意标语来个性化邮箱地址，任何包含姓名之外内容的电子邮件地址通常会被视为不专业。若职场人士收到来自不专业地址的邮件，可能不会认真对待其内容。若已有不专业的邮箱地址，值得为专业用途另创一个，这样可能会获得更多回复以及发件对象的尊重。 

2.主题行 Subject Line：
主题行应简洁地表明写作目的，可为简单的“Thank You”或“Request for Recommendation”。

3.问候语 Greeting：
邮件开头总是要有问候语，如“Dear Amy”。若与收件人关系正式，使用其姓氏，如“Dear Mrs. Smith”；关系较随意可简单说“Hi Amy”。若不知收件人姓名，可使用“To whom it may concern”或“Dear Sir/Madam”。

4.表明你的目的 State Your Purpose：
以表明目的开启邮件，例如“I am writing to enquire about …”或“I am writing in reference to …”。明确目的后进入邮件主要内容。需记住，人们希望快速阅读邮件，所以要保持句子简短清晰，使邮件简洁。只包含必要信息，同时注意语法、拼写和标点符号，以展现专业形象。

5.结尾 Closing：
最后一步是加上恰当的结尾并署名，如“Best regards”“Sincerely”“Thank you”等。除非与收件人是好朋友，否则避免使用“Best wishes”或“Cheers”等表述。在点击发送按钮前，检查并进行拼写检查，确保邮件完美无误。

02内容要领

1.注意语气：

在写邮件时，应避免使用“I want”和“I would like”。可多使用“I was wondering if”（务必用“was”，而不是“I wonder”或“I am wondering”）。

同时，多运用“would it be possible”，这样从语法上能避免直接涉及“人”，从而减轻对方的压力。

另外，尽量避免使用“please”，因为“please”隐含了自己的期望，会给对方带来压力，相对而言是不太礼貌的表达。

写邮件时还需注意避免中式英语，不能让邮件读起来像是中文语气翻译过来的。要用美式思维和美式习惯来撰写英文邮件内容。

2.简洁明了：

避免使用长句子，当内容较多时最好进行分段。对于特别希望对方看到的重点内容（如时间、地点、金额等）一定要加粗显示。 

3.注意语法：

在邮件完成后，可将文本内容放入 Outlook Express 等软件中，利用它们的“拼写检查”功能查看是否存在明显语法错误。

此外，还可以通过 Google 进行查询。语法问题虽不是大事，但却能体现你的细心程度、对收信人的重视度，从侧面也能反映出你的责任心。电子邮件会给人留下第一印象，对个人的评判也会产生影响。

4.注意字体：
避免使用华丽、有趣或彩色字体，以免分散收件人注意力。也不要过度使用粗体和斜体，以免邮件显得杂乱。更不能用大写字母书写，在邮件中这会显得愤怒或过度兴奋。

5.表情符号：
专业电子邮件中不要包含表情符号，将其留作私人信件使用。

6.邮件习惯：

如果你和你的联系人不是第一次发邮件了，美国人习惯在邮件开头的时候加一两句问候的话，就好像寒暄一下。

如果之前联系过，尽量把上一次联系的邮件翻出来，接着那封邮件写，这样别人即使一时没反应过来你是谁，看到之前的历史记录也会想起来。

邮件发送后注意事项：
若对方一周未回复，可发送一封跟进邮件。可能邮件意外进入了他们的垃圾文件夹，或者他们看到但忘记回复。

跟进邮件应在发送初始邮件两周内发出，且要比上一封更简短。简单感谢对方的时间和考虑，询问是否有机会看到上一封邮件，同时要尊重对方的时间和精力。

03范文示例

请教选课邮件

Subject: Seeking Advice on Course Selection for High School

Best regards,

[Your Name] [Your Contact Information]

请假邮件

Subject: Inquiry Regarding Leave Request for This Week

Dear Prof. XXX,

    I trust this communication reaches you in good health and spirits. My name is XXX, and I am currently enrolled in your XXX course. I am penning this email to apprise you of the fact that I shall be unable to attend the XXX (course name) this week on account of an unforeseen health occurrence.

      I have not been in my best condition this week. After visiting the health center, the duty nurse recommended that I rest in bed for two days. I tender my most sincere apologies for my absence and any inconvenience thereby entailed, as I am fully cognizant of the significance of regular class attendance. I shall exert every effort to make up for the materials covered during this period and ensure that I am abreast of the curriculum promptly upon my recovery.

Thank you profoundly for your comprehension.

Sincerely,
(Name)